Već smo pisali o poslovnom planiranju, a osobito smo naglašavali važnost planiranja za organizacije. U krizi ta važnost eksponencijalno raste pa svaki korak prema najboljim praksama može imati bitan učinak na opstanak.
U nastojanjima da se planiranjem doprinose uspjehu moguće je učini i pogreške. Obzirom na obim rada kod planiranja, neke od njih su takve da od njih sudionike ozbiljno zaboli glava. Evo najčešćih:
Nejasan proces planiranja
Organizacije koje sudionicama planiranja ne pojasne proces planiranja riskiraju zastoje u procesu. Tko planira? Koji su rokovi ? Tko odobrava planove? Ova pitanja samo su dio onih na koje odgovori svima moraju biti jasni. Ako nisu, ponavljat će se postupci kako bi se ispunila neizrečena očekivanja, što može značajno usporiti ukupni proces ili izazvati nepotrebne trzavice među sudionicima.
Neodgovarajuća razina detalja
Previše ili premalo – nikako nije dobro. Previše detalja zahtjeva puno rada, od kojeg najčešće nema baš nikakve koristi, što sudionici obično prepoznaju i „dobro“ osjete na vlastitoj koži. Premalo detalja ostavlja previše prostora za slobodnu interpretaciju i kasnije frustracije. Dakle, ako nije optimalno, nekog sigurno boli glava.
Nedostatak osnovne obuke iz računovodstva i financije
Često se podrazumijeva da je materija koju je potrebno poznavati za sudjelovanje u procesu planiranja svima poznata. Međutim, nerijetko se pokaže kako sudionici planiranja nisu prošli niti osnovnu obuku iz računovodstva i financija. U takvim okolnostima ne mogu razumjeti ni svrhu niti sadržaj, a veličine unesene u plan češće su uzrok nesporazuma nego osnova za određivanje uspješnosti, što bi plan u osnovi trebao biti.
Uvid u dio slike
Sudionici planiranje često imaju pregled samo dijela plana koji se odnosi na njihovo područje odgovornosti, a nedostaje im pogled na cjelokupnu organizaciji, informacije o očekivanjima ključnih donositelja odluka ili na informacije o trendovima izvan organizacije (ekonomska situacija na tržištima, industrijskih trendovi iz drugih disciplina, aktivnosti konkurencije, tržište rada, itd.). Sudionici u takvim okolnostima teško usklađuju svoj dio plana s očekivanima pa to uzrokuje višestruke iteracije i frustracije.
Manjkavost informacija iz prethodnih perioda
U pripremama za planiranje često se zanemari važnost odgovarajućih informacija iz prethodnih perioda, ostvarenih i planiranih, pa možemo reći, iako povijesni podaci nisu nužno glavna ili bar jedina osnova za plana, da sudionici planiraju na slijepo. Kako plan i planiranje nisu sami sebi svrha, planiranje na slijepo može kasnije dovesti i do pogrešnih odluka koje mogu umanjiti uspjeh ili uopće izostati. Manjak informacija, dakle, sigurno izaziva glavobolju.
Višekratne iteracije
Top-down ili buttom-up, zapravo i nije toliko bitno već je bitno da u što manje iteracija organizacija napravi što bolji plan te da se usvoji. Iteracije izazivaju frustracije, i što je najvažnije, najčešće ne donose dodatnu kvalitetu. A utrošeno vrijeme i trošak istog? Boli glava…
Vrijeme za planiranje
Dobar „timing“ za planiranje je uvijek ili nikad, najčešće nikad. Ipak, bilo bi dobro izbjegavati postupke planiranja koji se odvijaju u vrijeme intenzivnih poslovnih aktivnosti ili oko blagdana (sezona, kraj kalendarske ili poslovne godine, blagdani, itd.). Ako godišnji plan prati kalendarsku godinu, moguće je kako će razdoblje od polovice rujna do sredine studenog, većini sudionika najviše odgovarati.
Excel
Dobar, dragi, naš stari Excel. Alat za produktivnost – sjajan na jednom ekranu, ali čim pređe na drugi, počne stvarati probleme. Neovisno s koje ste strane u procesu, u nekom od slijedećih navoda ćete se sigurno prepoznati:
Kakve su ovo sitne kućice? Zar sve to moram ispuniti? Oprostite, ali ovo što ste prezentirali nije zadnja verzija budžeta koje smo vam poslali. Ako sam unio 100, zašto je kod vas prikazano 1.000? Kunem se, jučer su sve formule dobro radile, netko ih je danas sve pobrkao. Možete li mi molim dodati još jedan red u račun dobiti i gubitka? Da, naravno, za sve profitne i troškovne centre?
Boli glava…